Die COOL SCHOOL SYMPHONY kann im Rahmen einer (gut vorbereiteten) Projektwoche stattfinden, empfohlen wird aber die Realisierung an sechs Projekttagen in einem Zeitraum von etwa einem Monat. Vor dem Beginn des Projekts steht eine gemeinsame Sichtung der Möglichkeiten und Wünsche der Schule durch den Dirigenten/Projektleiter, die Musik- und gerne auch weitere Lehrer der Schule, und es werden die künstlerischen Aufgaben auf die beteiligten Klassen bzw. AGs verteilt. Es empfiehlt sich, das Projekt langfristig zu planen und vor seinem Beginn alle wichtigen Persönlichkeiten einer Schule (also auch die Vertreter der GEV, des Fördervereins etc.) mit ins Boot zu holen.
Das Projekt selber beginnt mit einem so genannten Präsentationstag, an dem der Dirigent/ Projektleiter den Schülern das Projekt kurz, praktisch und humorvoll vorstellt und ihnen damit gleich zu Beginn Lust auf diese ungewöhnliche Arbeit macht. Zugleich sollte seine Anwesenheit genutzt werden, um im Anschluss daran im Rahmen einer Dienstberatung mit allen Lehrern Einzelheiten der Realisierung vorzubesprechen.
Es folgen fünf Projekttage, an denen der Dirigent/Projektleiter in die Schule kommt und mit allen beteiligten Gruppen übt. Falls gewünscht, können für die Einstudierung zusätzlich eine Tanz-pädagogin, ein Schlagzeuger, ein Akrobat, ein Clown oder einzelne Orchestermusiker hinzugezogen werden. Die Einstudierungsarbeit selber geschieht grundsätzlich im Team, d.h. zusammen mit den Musik- und den jeweiligen Klassenlehrern. Sie ist eine Kombination aus thematischen Vorgaben im Großen und vielen Gestaltungsfreiräumen im Kleinen, bei denen sich Kinder wie Lehrer mit ihren Ideen einbringen können. Auf diese Art entsteht immer wieder eine ganz neue COOL SCHOOL SYMPHONY, in der sich dann die jeweilige Schule in ihrem Profil, ihren AGs und der Kreativität ihres Kollegiums widerspiegelt. Die Einstudierung der COOL SCHOOL SYMPHONY nach Gehör ist gut möglich – hierfür steht eine Arbeits-CD zur Verfügung, die zu Beginn des Projekts an die Schule ausgegeben wird.
Der sechste Projekttag findet dann als Generalprobe mit Orchester am Ort des Konzerts statt. Den festlichen Abschluss des Projektes schließlich bildet ein temperamentvolles Konzert vor Publikum – das im Übrigen auch spontan in das Bühnengeschehen einbezogen wird.